Con l’obbligo di home-office, riunioni ed eventi online hanno preso il sopravvento. Nel frattempo, l’entusiasmo è scemato e i partecipanti non sono più così entusiasti. Perché e che cosa si può fare?
Lo SVC ha posto questa domanda a Gabriela Cotti Musio. Leggete di più su questo argomento.
SVC: Con l’obbligo di home-office, riunioni ed eventi online hanno preso il sopravvento. Nel frattempo, l’entusiasmo è scemato e i partecipanti non sono più così entusiasti. Perché e che cosa si può fare?
Gabriela Cotti Musio: Con il lock-down dovuto alla pandemia tutti hanno cercato di restare in contatto con clienti, collaboratori e familiari, lanciando – con successo – incontri virtuali sulle varie piattaforme. Come spesso succede, a un certo punto i partecipanti entusiasti si sono disaffezionati, in particolare quando gli eventi sono diventati troppi e troppo lunghi. Un evento o una riunione con videocamera accesa per tutti i partecipanti, è molto stancante per il nostro cervello che fatica di più, per esempio, a interpretare il linguaggio corporeo. È quindi opportuno ripensare la frequenza degli appuntamenti e la loro durata. Inoltre, è indispensabile proporre temi interessanti e relatori coinvolgenti.
Quali modi ci sono per rendere le riunioni online più efficienti?
Per le riunioni online valgono gli stessi principi di quelle in presenza. È importante invitare solo i partecipanti necessari: meno sono e più sarà breve ed efficiente la riunione. Ogni riunione va adeguatamente preparata e l’ordine del giorno seguito, rispettando i tempi. Inviando il materiale in anticipo, i partecipanti possono (e devono!) prepararsi per evitare inutili perdite di tempo. Se la riunione dura più di un’ora è consigliabile prevedere una pausa. Inoltre, tutti i partecipanti dovrebbero evitare il multitasking, per esempio non leggendo le proprie mail durante la riunione.
L’evento online permette di risparmiare costi di affitto sale e di catering. Inoltre, i partecipanti risparmiano la trasferta. Possiamo aspettarci quindi anche in futuro sempre più eventi online?
Un evento online non costa necessariamente molto meno di uno in presenza perché bisogna comunque allestire una scenografia adeguata, retribuire eventuali relatori e, se registrato, curare la post-produzione prima di mettere l’evento online. Inoltre, e questo mi è stato confermato da molte persone, manca il networking, uno dei motivi principali per cui si organizzano eventi e i partecipanti si iscrivono. Ritengo che in futuro probabilmente vedremo più eventi ibridi, ossia in presenza con possibilità di seguire un live-streaming per coloro che non possono o non vogliono presenziare, ma sono comunque interessati.
A proposito di networking, che cosa pensa della possibilità di praticarlo tramite i vari canali social media?
Soprattutto i canali professionali sono particolarmente utili per creare nuovi contatti, allargare la propria rete ed essere informati tempestivamente su novità e cambiamenti. Ma a mio avviso nulla può sostituire un incontro personale durante il quale si può veramente approfondire la conoscenza di una persona.
